文件传阅,是法院办公室工作的一个重要内容和环节。它是文件内容精神上传下达的重要步骤,必须由专人负责,遵照领导的批示,严格登记,及时传阅,同时还要做好保密工作。但是,在日常工作中,文件传阅中存在的一些泄密隐患值得注意。
文件传阅要避免 “横传”现象发生。文件在传阅时应避免对象之间发生相互传递的“横传”现象,以免传阅的文件失去控制,造成积压、丢失或下落不明等情况。实际工作中,对于一些急件、机密文件,应由专人负责,严格按照程序签字送出,并及时收回回执,避免文件在两个或多个阅办部门协商办理时发生横传现象,造成文件的失控。
文件传阅时间不易过长。文件传阅时间过长,会加大文件的控制难度,很容易造成文件管理的混乱、失控甚至是丢失,不仅会导致延误工作,同时也埋下了泄密隐患。所以,要安排专人负责文件的接收和处理,传阅开始后,工作人员要及时提醒领导批阅并按时收回文件,对文件处理签、传阅卡要妥善保管,传阅回来的文件要及时归档。
文件传阅范围、顺序要合理适当。日常公文处理中,有些文件,除了主管领导和承办部门需要传阅,还经常需要其他领导或相关部门传阅,文件传阅的时间就会长、流转次数就会多,从而加大了管理难度,容易造成文件失控。因此,文件传阅应该按照合理的传阅范围和顺序组织传阅,严格按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行,相应的缩小文件的传阅范围,以主管领导和主办部门为主,优先传阅。